Kontakt

Kontakt z redakcją: kontakt@yeppas.pl

Dowiedz się więcej o PR

Rzecznik prasowy to profesja z pogranicza public relations oraz dziennikarstwa. Dobry fachowiec zna tajniki związane z PR, ale też wie, jak działają współczesne media i czego oczekują dziennikarze.

Rzecznik prasowy powinien mieć dostęp do wszystkich informacji w organizacji – to on lub ona w uzgodnieniu z zarządem przedsiębiorstwa decyduje, które dane i w jaki sposób mogą być przekazane mediom.

Rzecznik prasowy powinien być łatwo dostępny dla mediów, otwarty na współpracę, komunikatywny, wypowiadający się w sposób logiczny i opanowany. Powinien czuć odpowiedzialność za przekaz, który trafia do mediów. Jeśli nie jest ekspertem w danej dziedzinie i nie może udzielić dziennikarzowi natychmiastowej odpowiedzi, powinien obiecać zdobycie niezbędnych informacji i przekazać je niezwłocznie.

Biuro prasowe to niejednokrotnie część działu komunikacji / PR w organizacji. Rolę biura prasowego często pełni agencja public relations, która bierze na siebie wszystkie wynikające z tego obowiązki. Zespół biura prasowego wspiera rzecznika w codziennych kontaktach z mediami, redaguje teksty informacji prasowych, opracowuje wypowiedzi ekspertów czy stanowiska zarządu. Biuro prasowe monitoruje rynek mediów, reaguje na zmiany (np. pojawienie się nowego tytułu lub przejście dziennikarza do innej redakcji).

PUBLIC RELATIONS

Notatka prasowa to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Jego zadaniem jest powiadomienie odbiorców o jakimś wydarzeniu, usłudze, produkcie, ewentualnie podanie dodatkowych informacji dotyczących tematu. Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.

Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów).

Wielu PR-owców zapomina, że notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany. Powinniśmy wcielić się w rolę dziennikarza i napisać tekst jak najbardziej obiektywny i popierany faktami. Ważne, aby był także zwięzły i zawierał same konkrety bez tak zwanego lania wody.
Nie możemy zapomnieć o prawidłowym formatowaniu. Artykuł musi posiadać chwytliwy tytuł, akapity i śródtytuły. Zwróćmy uwagę na błędy stylistyczne i ortograficzne. Dzięki temu artykuł łatwiej się czyta i dodatkowo zwiększa prawdopodobieństwo, że dziennikarz w ogóle spojrzy na nasza pracę.
Wiele redakcji publikuje tylko takie teksty, które od razu, bez żadnych poprawek i przeróbek nadają się do druku. Dlatego tak ważne napisanie jest dobrej notatki prasowej, która nie będzie wymagać dodatkowej pracy dziennikarza.
Tytuł notatki musi być ciekawy i nie powinien zawierać nazwy firmy. W całym tekście zwróćmy uwagę na to, aby używać jak najmniej wersalików i wykrzykników.

Informacje dla prasy powinny także spełnić jeden podstawowy warunek – być informacją. Nasz komunikat musi być merytoryczny i konkretny, nieść wiedzę na dany temat, a nie odwoływać się do emocji.

Poniżej przedstawimy ci najważniejsze zasady, których musisz przestrzegać tworząc notatkę prasową.

  1. Zasada odwróconej piramidy. Jak w większości tekstów prasowych, tak i w notatce należy przestrzegać zasady odwróconej piramidy – najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku tekstu, zaś wątki poboczne – na końcu.
  2. Rozpocznij od chwytliwego, interesującego tytułu. W leadzie przekaż najistotniejsze informacje, napisz, czego przede wszystkim dotyczy notatka. W pierwszych akapitach poinformuj co się wydarzyło (lub będzie się działo), kiedy i gdzie. To miejsce na podstawowe informacje o wydarzeniu. W dalszej kolejności zamieść wypowiedź osoby, którą z różnych względów uznasz za ważną – może to być szef firmy, osoba odpowiedzialna za organizację wydarzenia lub ekspert branżowy. Następnie możesz zamieścić bardziej szczegółowy opis wydarzenia, dodatkowe wypowiedzi, kontekst wydarzenia, jego przewidywane skutki itp.
  3. Selekcjonuj informacje. Wybierz do notatki tylko takie informacje, które twoim zdaniem okażą się dla dziennikarza najważniejsze. Unikaj zbyt rozbudowanych opisów, trzymaj się zasady “minimum słów – maksimum treści”. Pamiętaj o tym, aby informacje były aktualne i co najważniejsze – prawdziwe. Nie zamieszczaj w notatce prasowej niesprawdzonych danych.
  4. Zachowaj obiektywność. Staraj się omijać pełne emfazy opisy “najlepszej firmy na rynku, niekwestionowanego lidera swojej branży w całej galaktyce” itp. Skup się na konkretnych danych. Pomyśl, jak możesz uwiarygodnić to, o czym piszesz – czy będą to konkretne liczby, czy może wypowiedzi ekspertów? Unikaj promocji – notatka to tekst prasowy, a nie komunikat reklamowy.
  5. Zadbaj o odpowiednią formę. Pamiętaj, że notatka powinna mieć określoną długość – można spotkać opinie, że nie może ona przekraczać długością dwóch stron A4, jednak o ile to możliwe, postaraj się zmieścić ją na jednej. Jeśli notatka jest dłuższa, stosuj interesujące i zachęcające do dalszej lektury śródtytuły.
  6. Postaraj się o to, aby tekst był przejrzysty graficznie, nie przesadzaj też z wielkimi literami i wykrzyknikami.
  7. Zwracaj uwagę na błędy. Choć wydaje się to truizmem, sprawdź notatkę jeszcze raz przed jej wysłaniem, aby wychwycić ewentualne błędy.
  8. Dodawaj multimedia. Dołącz do swojej notatki zdjęcia z wydarzenia, materiały wideo, pliki audio z wypowiedziami osób na temat wydarzenia itp. Media bardzo chętnie przyjmują takie materiały i dołączają do publikowanych notatek. To oczywistość, jednak zadbaj o wysoką jakość dodawanych do notatki multimediów.
  9. Pozostaw namiary. W mailu, do którego dołączasz  notatkę lub w samej notatce, zamieść kontakt do siebie lub/i innej osoby, na wypadek, gdyby dziennikarze chcieli uzyskać więcej informacji o konkretnym wydarzeniu.

Warto wiedzieć

Etyka jest jedną z podstawowych reguł prawdziwego PR, o którym należy pamiętać jako o narzędziu z jednej strony twórczym, z drugiej – mogącym działać destruktywnie (potocznie mówi się wówczas o „czarnym PR-ze“ – więcej w tekście „Czym jest czarny PR?“). Konsultanci agencji PR w swoich działaniach powinni kierować się interesem publicznym, a ich celem ma być budowanie zaufania do organizacji.

Etykę w public relations można próbować zdefiniować w kilku podstawowych zasadach, z których wiele znajdziemy w licznych kodeksach przyjętych przez członków organizacji i stowarzyszeń branży PR.

Są to także zasady bliskie ekspertom PRIMO:

  • Stawiamy na uczciwość i rzetelność wobec naszych Klientów i adresatów działań public relations;
  • Mówimy prawdę i nie rozpowszechniamy nieprawdziwych informacji;
  • Nie podejmujemy działań, które mogą przynieść szkodę organizacji, na rzecz której realizujemy zadania PR;
  • Jeśli doradzamy przedsiębiorstwom działającym w ramach jednej branży, to reprezentujemy interesy tylko tych organizacji, których działania nie pozostają w sprzeczności lub nie stanowią wzajemnej konkurencji;
  • Dbamy o tajemnice obecnych i byłych Klientów naszej agencji oraz o ich dobra osobiste;
  • Dbałość o dobra osobiste dotyczy także współpracowników naszych Klientów oraz  adresatów działań public relations;
  • W relacjach z dziennikarzami zachowujemy profesjonalizm – dostarczamy materiały prasowe opracowane według naszej najlepszej wiedzy i zgodne ze sztuką dziennikarską, zachowując jednocześnie prawo do zgodnego z prawem zakupu powierzchni reklamowej.